Solución Estructurada de Problemas (SEP)

La base para la mejora continua es la habilidad de solucionar problemas. Cuando aflora un problema, su causa debe ser identificada y se deben definir las acciones para erradicar esa causa. Cuando una compañía pone sus esfuerzos en identificar y solucionar sus problemas de esta manera, lo que está realizando es una mejora continua.problema1

Las mejores prácticas organizacionales apuntan a seis principios básicos presentes para la definición de soluciones duraderas y efectivas de problemas. Son los siguientes:

Asignar la propiedad del problema a alguien:

El objetivo de esta asignación no es culpar o castigar al propietario, sino centralizar la iniciativa y el punto de vista global en la toma de decisiones. Se debe considerar por parte del propietario como un signo de confianza en sus habilidades resolutivas.

Usar métodos de solución estructurada de problemas:

Estos métodos consisten en hojas de ruta paso a paso para llegar a soluciones consistentes. Algunas razones para utilizar estos métodos son las siguientes:

  • Evita llegar a conclusiones precipitadamente.
  • Asegura el análisis de la causa raíz.
  • Desmitifica el proceso de solución de problemas.
  • Prescribe que herramientas analíticas deben utilizarse y cuándo hacerlo.

Lo importante es la existencia del método y su uso sistemático. Existen muchos métodos, pero GRUPO GAHERMA utiliza el método de solución estructurada en 7 pasos:

  1. problema2Decidir cual es el problema a solucionar.
  2. Definir el problema usando la terminología más clara y detallada.
  3. Determinar la causa raíz del problema.
  4. Generar posibles soluciones y escoger de entre ellas la de mayor probabilidad de éxito.
  5. Planificar y ejecutar la solución escogida.
  6. Verificar la efectividad de la solución.
  7. Comunicar y felicitar el equipo por el éxito en la resolución.

Implicar a gente familiarizada o afectada por el problema:

La contribución activa de estas personas, que habitualmente no son mandos intermedios, sino personal operativo o auxiliar, contribuye enormemente a la definición de las causas y el seguimiento de la efectividad de las soluciones.

Uno de los trabajos más importantes del propietario del problema es la definición de la gente implicada en la búsqueda de su solución.

Aplicar técnicas de gestión de proyectos:

En los diferentes pasos (sobretodo en los  pasos 4 y 5) es necesario el uso de técnicas de gestión de proyectos. Esto no es más que la asignación de responsabilidades, plazos, hitos y revisiones. Todo ello para poder llevar a cabo el correcto seguimiento posterior.

Buscar la causa del problema de manera agresiva

Es el tercer paso y condiciona todo el proceso posterior. No es sencillo ni intuitivo ya que a menudo se confunden síntomas con causas. Raramente la causa raíz es la primera que te viene a la cabeza.

Comunicar:

Es importante que todo el equipo implicado en el proceso esté al día de su fase de desarrollo y sea reconocido en caso de éxito en el mismo. La motivación del equipo es la herramienta más efectiva para llegar al éxito del proceso, ya que de ella derivan todas las demás herramientas.

Autor: German Hernández Llorente

Estandarización de las labores de mantenimiento

El 90% de los recursos que consume el departamento de mantenimiento de una empresa se refiere a operaciones que tienen que ver con mano de obra directa del equipo operativo. Es este factor el que hace absolutamente necesario que una buena implantación de un sistema de mantenimiento establezca instrucciones estándar de ejecución de las tareas más habituales en el día a día de la operación de mantenimiento.

Las fuentes de referencia de información para la estandarización son:

  • La experiencia práctica en la ejecución de las tareas llevada a cabo en la misma instalación.
  • El “benchmarking” o las mejores prácticas realizadas en instalaciones similares a la instalación objeto de estudio.

De entre las dos fuentes, la más fiable es la experiencia práctica llevada a cabo en la misma instalación, dado que difícilmente encontraremos una instalación netamente equivalente en lo que respecta  al mantenimiento.

En la teoría, los diferentes estudios que en GRUPO GAHERMA hemos implementado se han conseguido ratios de hasta un 32% de ahorro en tiempo de ejecución. Ello nos ha permitido dedicar un esfuerzo importante en el desarrollo de monitorizaciones predictivas y mejoras organizativas que, a su vez, han redundado en una menor necesidad de dedicación al mantenimiento correctivo.

La metodología a llevar a cabo para la estandarización que utiliza GRUPO GAHERMA se compone de diferentes etapas que serán de aplicación o no dependiendo de los recursos de información disponibles en casa del cliente:

  1. En conjunto con la oficina técnica del cliente, definición de listado de tareas susceptibles de estandarización debido a su frecuencia de repetición o a su criticidad.
  2. Estudio de información disponible en sistemas de información del cliente.
  3. Toma de datos de tareas mediante:
    1. Reuniones con responsables de oficina técnica del cliente.
    2. Monitorización y medición de tiempos en campo durante la operación.
    3. Categorización de condicionantes específicos de la tarea y puntuación de los mismos de 0 a 5 siendo 5 la mayor intensidad.
      1. Condicionantes físicosBench1
        1. Esfuerzo físico
        2. Postura
        3. Vibraciones
        4. Ciclo de trabajo
        5. Vestuario y equipos de protección.
      2. Condicionantes mentales
        1. Concentración/Ansiedad
        2. Monotonía
        3. Esfuerzo visual
        4. Esfuerzo auditivo
      3. Condicionantes ambientales
        1. Temperatura/Humedad
        2. Ventilación
        3. Gases
        4. Polvo
        5. Suciedad
    4. Asignación de suplementos temporales en base a las circunstancias específicas.
  4. Análisis de datos recabados.
  5. Confección de la instrucción de trabajo para la tarea de mantenimiento detallando:
    1. Equipo operativo necesario
    2. Medios necesarios
    3. Secuencia de pasos a realizar especificando el tiempo de cada una.
  6. En conjunto con la oficina técnica del cliente, revisión de la instrucción de trabajo para la tarea de mantenimiento.
    1. Si hay aceptación:benchmarking-seo
      1. Implementación.
      2. Análisis de desviaciones e incidencias.
      3. Eventual modificación de la instrucción.
    2. Si no hay aceptación:
      1. Oficina técnica detallará enmiendas que se resolverán en una nueva versión de la instrucción de trabajo.

Esta metodología permite a GRUPO GAHERMA la puesta en marcha de un “Libro de Instrucciones” para el departamento de mantenimiento que establece un estándar y una guía rápida de trabajo para que el equipo operativo sepa siempre lo que debe hacer y su trabajo evidencie un valor añadido significativo para la empresa.

Autor: German Hernández Llorente